Desde que el Real Decreto-ley 8/2019 entró en vigor, la obligación de llevar control horario ya no es optativa. Sin embargo, seis años después, la Inspección de Trabajo sigue encontrando en cada campaña de control que miles de empresas incumplen esta normativa. Las sanciones han aumentado y en 2026 la actividad inspectora se ha intensificado. Si eres empresario o autónomo con empleados, esto es lo que necesitas saber.
¿Qué dice exactamente la ley?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (modificado por el RD-Ley 8/2019) obliga a todas las empresas a garantizar el registro diario de la jornada, que debe incluir:
- Hora de inicio de la jornada de trabajo.
- Hora de finalización de la jornada de trabajo.
- Organización y documentación del registro según convenio colectivo o acuerdo de empresa.
- Conservación de los registros durante un mínimo de cuatro años.
- Disponibilidad para trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
No existe un sistema concreto obligatorio: puede ser papel, fichero Excel, aplicación o cualquier método que deje constancia fidedigna. Lo que sí es obligatorio es que refleje el tiempo real trabajado, no el teórico o planificado.
Las multas vigentes en 2026
Las infracciones en materia de jornada y registro horario se tipifican en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS). La no llevanza o llevanza defectuosa del registro horario se considera infracción grave.
| Tipo de infracción | Sanción mínima | Sanción máxima |
|---|---|---|
| Leve | 60 € | 625 € |
| Grave | 626 € | 6.250 € |
| Muy grave | 6.251 € | 187.515 € |
El incumplimiento del registro de jornada suele calificarse como infracción grave, lo que sitúa la sanción entre 626 € y 6.250 €. Esta cifra se aplica por cada trabajador afectado, por lo que en una empresa de 10 empleados podría ascender hasta 62.500 €.
"La falta de registro de jornada constituye, por sí sola, una infracción grave, con independencia de que se hayan producido o no horas extras ilegales." — Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo
¿Qué tipo de empresa está en el punto de mira?
La Inspección no puede estar en todas partes a la vez, por lo que concentra su actividad en sectores y situaciones concretas:
- Hostelería y restauración: sector con alta rotación y jornadas irregulares.
- Comercio minorista: especialmente en época de ventas estacionales.
- Construcción: obras con subcontratas donde se diluye la responsabilidad.
- Empresas que reciben denuncias de exempleados: es el detonante más frecuente.
- Empresas con horas extras no declaradas: cuando el registro no coincide con las nóminas.
Errores más comunes que llevan a sanción
Muchas empresas creen que están cumpliendo cuando en realidad tienen una exposición significativa. Estos son los errores más frecuentes:
1. Registrar solo la hora de entrada
El registro debe incluir tanto la hora de inicio como la de finalización. Un sistema que solo marca la entrada es insuficiente según la ley.
2. Firmar hojas en blanco al final del mes
Hacer que los empleados firmen un registro ya rellenado retroactivamente invalida su valor probatorio. La Inspección lo detecta con facilidad.
3. Usar el cuadrante de turnos como registro
El cuadrante refleja lo planificado, no lo real. Si el empleado llega tarde o se queda más tiempo, el cuadrante no lo recoge. Eso es exactamente lo que busca el inspector.
4. No conservar los registros cuatro años
Si no puedes demostrar el historial de un exempleado que trabajó hace tres años, estás incumpliendo aunque hayas llevado el registro al día.
5. Sistema de registro que no está disponible para el trabajador
La ley exige que el empleado pueda consultar sus propios registros. Si solo el responsable de RRHH tiene acceso, es un incumplimiento.
Clockin.chat guarda automáticamente cada fichaje con hora exacta, fecha y empleado. Los registros se conservan cuatro años y cada trabajador puede consultar los suyos en cualquier momento desde WhatsApp.
Empezar gratis →Cómo evitar la sanción
La solución es más sencilla de lo que parece. Lo que la Inspección busca es que puedas demostrar:
- Que tienes un sistema de registro en funcionamiento.
- Que ese sistema recoge la hora real de entrada y salida.
- Que los empleados conocen y usan el sistema.
- Que conservas los registros al menos cuatro años.
- Que los empleados pueden acceder a sus propios registros.
No hace falta una solución cara ni compleja. Muchas empresas pequeñas cumplen con una hoja de firmas bien diseñada. El problema es que la gestión manual es propensa a errores y olvidos.
Las soluciones digitales tienen la ventaja de automatizar todo el proceso: el empleado ficha, el sistema guarda el registro con timestamp, y el informe mensual está disponible en cualquier momento.
Conclusión
La pregunta no es si la Inspección de Trabajo llegará a tu empresa. La pregunta es si cuando llegue encontrará todo en orden. Con sanciones que pueden llegar a 6.250 € por trabajador, el coste de un sistema de fichaje digital —generalmente menos de 50 € al mes para equipos pequeños— es una inversión que se amortiza en el primer día de inspección que no acaba en multa.
